Een nieuw pand betekent voor een organisatie vaak een frisse start. Toch komt er bij de verhuizing van een kantoor, school of zorginstelling meer kijken dan dozen en een verhuiswagen. Medewerkers moeten gewoon kunnen werken. Leerlingen willen hun lessen volgen en cliënten hebben recht op dezelfde zorg als altijd. Hoe zorg je ervoor dat de overstap naar een nieuwe locatie soepel verloopt? Hieronder lees je welke stappen je zet en waar je op let.

Waarom vraagt een zakelijke verhuizing om meer voorbereiding?

Bij een zakelijke verhuizing verhuis je naast bureaus en kasten ook de dagelijkse gang van zaken van je organisatie. Werkplekken moeten op de nieuwe locatie direct klaarstaan. Computers en netwerken moeten werken en het archief moet terug te vinden zijn. Bovendien hebben meerdere partijen met de verhuizing te maken: medewerkers, leidinggevenden, de ICT-afdeling, de verhuurder van het oude pand en soms de leverancier van nieuw meubilair. Hoe groter de organisatie, hoe eerder je met de voorbereiding begint. Het doel is helder. Je plant de verhuizing zo dat je organisatie door kan blijven draaien, met zo min mogelijk verstoring van de bedrijfsvoering.

Begin met een inventarisatie op locatie

Een goede voorbereiding start met een rondgang door het huidige pand. Samen met de verhuizer bekijk je per ruimte welke spullen meegaan naar de nieuwe locatie en welke achterblijven. Zo wordt duidelijk hoeveel werkplekken er verhuizen en welke afdelingen als eerste gaan. Ook zie je meteen welke spullen extra aandacht vragen. Denk aan servers, archiefkasten, laboratoriumapparatuur of kunstwerken in de hal. Loop bij voorkeur ook de nieuwe locatie vooraf door. Kan een verhuiswagen goed bij de ingang komen? Is er een lift, en waar komt elk bureau te staan? Hoe meer je vooraf weet, hoe minder verrassingen je op de verhuisdag tegenkomt.

Waar let je op bij een kantoor, school of zorginstelling?

Elke organisatie heeft eigen aandachtspunten tijdens een verhuizing. Een kantoor draait op werkplekken en ICT, een school op lesroosters en een zorginstelling op rust voor cliënten. Hieronder lees je per type organisatie waar je extra op let.

Kantoor

Bij een kantoorverhuizing draait alles om werkplekken die op de eerste werkdag klaarstaan. Een coderingssysteem helpt daarbij. Elke doos, elk bureau en elke kast krijgt een code die hoort bij een vaste plek in het nieuwe pand. Zo zetten de verhuizers alles direct op de juiste plek neer. Plan de verhuizing van de ICT apart, zodat computers, printers en het netwerk meteen werken.

School

Een school verhuis je bij voorkeur tijdens een vakantie, zodat de lessen niet stilvallen. Let ook op lokalen met speciaal materiaal, zoals een technieklokaal, een gymzaal of de schoolbibliotheek. Spreek af welke lokalen als eerste klaar moeten zijn. Dan kunnen leerlingen en docenten op de eerste schooldag gewoon beginnen.

Zorginstelling

In een zorginstelling staat de continuïteit van zorg voorop. Cliënten hebben behoefte aan rust en een vertrouwde dagindeling, ook als hun afdeling verhuist. Verhuis daarom gefaseerd, afdeling voor afdeling. Maak daarnaast duidelijke afspraken met het zorgpersoneel over tijden en looproutes. Zo gaat de zorg tijdens de verhuizing gewoon door.

Wie doet wat op de verhuisdag?

Een zakelijke verhuizing staat of valt met een helder draaiboek. Daarin staan per dag en per afdeling de volgorde van de werkzaamheden, de verantwoordelijke personen en de tijden waarop de verhuiswagens voorrijden. Geen organisatie is hetzelfde, dus een goed draaiboek is altijd maatwerk. Vraag de verhuizer daarom om een draaiboek op maat in plaats van een standaardplan. Prettig is ook één vast aanspreekpunt: een projectleider die het traject van begin tot eind begeleidt. Op de verhuisdag zelf zorgen voormannen en verhuizers ervoor dat alles op de juiste plek komt. Vergeet ten slotte je eigen medewerkers niet. Laat hen tijdig weten wanneer ze hun spullen moeten inpakken, waar ze na de verhuizing zitten en bij wie ze terechtkunnen met vragen.

Wat doe je met archief en meubilair dat niet meegaat?

Niet alles past direct in het nieuwe pand. Soms is de nieuwe locatie nog niet helemaal klaar, of verhuist een organisatie in fases. Tijdelijke opslag biedt dan uitkomst. Inventaris en archief staan veilig in een beveiligde, geklimatiseerde opslagruimte tot je ze weer nodig hebt. Bij sommige verhuizers kun je het archief ook in beheer geven, zodat je dossiers kunt blijven opvragen. En het meubilair dat achterblijft? Vraag of de verhuizer de oude locatie leeg oplevert en overtollig meubilair circulair opruimt.

Hoe herken je een goede verhuizer voor bedrijven?

Een goede verhuizer voor bedrijven herken je aan erkende keurmerken. Het keurmerk Erkend Project Verhuizer (EPV) is speciaal gericht op zakelijke verhuizingen. Een NIWO-vergunning laat zien dat een verhuisbedrijf beschikt over de wettelijke vergunning voor vervoer over de weg. Bij een Erkend Verhuizer met garantiecertificaat is de inboedel tijdens een verhuizing binnen Nederland bovendien verzekerd tot minimaal 100.000 euro. Een voorbeeld van zo’n erkend verhuisbedrijf in het Noorden is Oostland Verhuizingen, dat zakelijke verhuizingen door heel Nederland uitvoert, van kantoren en scholen tot zorginstellingen en musea. Vraag bij elke verhuizer naar deze keurmerken voordat je de knoop doorhakt over je zakelijke verhuizing.